Pagsulat ng RFP para sa mga serbisyo sa pasilidad

Dapat ilarawan ng RFP ang trabaho bago humingi ng presyo sa mga vendor. Tukuyin ang mga lugar, gawain, oras, at pamantayan ng pagkumpleto upang makapagbigay ng tugon ang mga bidder sa iisang saklaw.

Bakit malabo rin ang mga bid sa malabong RFP

Kapag malabo ang RFP, magkakaiba ang nagiging palagay ng mga bidder. Atasan silang ilahad kung ano ang kasama, ano ang hindi kasama at ano ang kailangang linawin.

Hiwalay na tukuyin ang mga gawain sa conference room, kabilang ang aprubadong paglilinis ng surface, pag-aalis ng basura, at mga takdang oras ng access. Hilingin sa mga bidder na tukuyin ang kanilang mga palagay sa halip na umasa sa pangkalahatang katawagang paglilinis ng kuwarto.

Ano ang tutukuyin sa RFP

Isama ang mga paksang ito upang makapagpresyo ang mga bidder para sa iisang trabaho:

• Klasipikasyon ng kapaligiran at mga espesyal na kinakailangan. Hiwalay na tukuyin ang mga cleanroom, GMP area, lab, vivarium support area, at food service area. Isama ang klasipikasyon ng pasilidad, mga aprubadong produkto, at mga kinakailangan sa pagsasanay ng kawani para sa bawat zone.
• Dalas ng gawain at mga takdang oras. Dapat magkakahiwalay ang listahan ng mga gawain tuwing gabi, linggo, buwan, at taon. Para sa bawat paulit-ulit na gawain, tukuyin ang pinapayagang oras ng paglilinis — kabilang kung kailangang walang tao ang lugar, kung kailangan ng security escort, at kung inaasahan ang dokumentasyon sa bawat pagkakataon.
• Modelo ng staffing at mga inaasahan sa pagpapatuloy. Tukuyin kung kailangan ninyo ng mga kawaning nakatalaga lamang sa inyong account at tinukoy ang pangalan, o kung tatanggap kayo ng modelong nagpapalitan ang mga kawani. Kung kailangan ng mga lugar na may mahigpit na seguridad ng mga taong may clearance o na-background check, ilahad ang kinakailangang iyon at hilinging kumpirmahin ng mga bidder ang kanilang proseso ng screening at modelo ng gastos.
• Dokumentasyon at pag-uulat. Tukuyin ang mga kinakailangang task log, rekord ng inspeksiyon, pag-uulat ng insidente, at iskedyul ng pagsusuri. Hilinging sabihin ng mga bidder kung ano ang kasama sa kanilang presyo.
• Mga inaasahan sa pagtugon. Ihiwalay ang mga regular na kahilingan sa agarang trabaho. Ilahad ang mga target sa pagtugon na angkop sa pasilidad at tukuyin ang mga gawaing nangangailangan ng EHS o mga espesyalistang responder.
• Responsibilidad sa mga consumable. Tukuyin kung sino ang magbibigay ng mga produktong papel, liner, dispenser, kemikal na panlinis, at specialty product. Mahalagang bahagi ng kabuuang halaga ng kontrata ang mga markup sa consumable at dapat malinaw na nakahiwalay ang mga ito, hindi nakasama lang sa kabuuan.

Paglalantad ng tunay na mga pagkakaiba

Bukod sa saklaw, ilalantad ng RFP na nagtatanong nang tama ang tunay na mga pagkakaiba sa operasyon ng mga vendor:

• Humingi ng mga dating rate ng pag-alis at pagpapalit ng kawani para sa mga account na magkakatulad ang laki at uri ng pasilidad — datos sa antas ng account, hindi pangkalahatang average ng kumpanya.
• Itanong kung paano nakaayos ang pangangasiwa: ratio ng supervisor sa manggagawa, gaano kadalas pisikal na naroroon ang supervisor sa pasilidad, at paano ine-escalate at sinusubaybayan ang mga isyu sa serbisyo.
• Humingi ng mga kasalukuyang reference mula sa maihahambing na mga pasilidad, na may pahintulot na talakayin ang kaugnay na saklaw, mga rekord, at paglutas ng isyu.
• Magtanong tungkol sa proseso ng onboarding para sa mga bagong kawaning itatalaga sa iyong account — anong pagsasanay ang ibinibigay, gaano ito katagal, at sino ang magbabayad kapag nagkaroon ng pagpapalit ng kawani.

Ihambing ang mga sagot sa aktuwal na pangangailangan ng pasilidad. Humingi ng paglilinaw kapag hindi naipapaliwanag ng sagot ang responsibilidad, saklaw, o ebidensiya.

Epektibong pamantayan sa pagsusuri

Suriin ang kabuuang gastos ng kontrata kasama ng staffing, pangangasiwa, pagsasanay, dokumentasyon, at mga reference. Itakda ang paraan ng pagsusuri bago ihambing ang mga bid.

Para sa trabahong sakop ng regulasyon, humingi ng kaugnay na mga halimbawa ng mga pamamaraan at rekord na awtorisadong ibahagi ng tagapagbigay ng serbisyo. Ipasuri sa quality team ng pasilidad kung naaangkop ang iminungkahing paraan sa mga kinakailangan nito.

Tingnan din ang aming mga pahina tungkol sa mga serbisyo sa maintenance ng pasilidad at mga serbisyong janitorial para malaman pa kung paano namin itinatakda ang saklaw at presyo ng trabaho para sa mga komplikadong pasilidad sa Bay Area.

Ano ang susuriin

Panatilihing magkakasama ang napagkasunduang saklaw, mga hindi kasama, presyo, at mga responsibilidad sa pag-uulat. Gamitin ang parehong dokumento sa onboarding at mga susunod na pagsusuri ng kontrata.