Paghahambing ng kabuuang gastos ng mga bid sa janitorial

Ihambing ang mga bid sa serbisyo sa pasilidad gamit ang buong saklaw at trabahong kailangan para pamahalaan ang kontrata. Hindi ipinapakita ng mas mababang invoice lamang ang gastos sa pangangasiwa, pag-ulit ng trabaho, mga supply o puwang sa serbisyo.

Pagsusuri sa mga palagay sa bid

Hilingin sa bawat bidder na ipaliwanag ang kanilang mga palagay tungkol sa paglalaan ng tauhan, pangangasiwa, mga supply at mga hindi kasama sa saklaw. Maaaring magpahiwatig ang pagkakaiba ng presyo ng magkaibang saklaw o modelo ng serbisyo.

Ipagpalagay na mas maikli ang oras na inilaan ng isang bid sa gawain kaysa sa tingin ng team ng site na kailangan nito. Suriin kasama ang bidder ang pamamaraan, mga limitasyon sa access at pamantayan ng pagkumpleto bago igawad ang kontrata. Itala ang mga napagkasunduang palagay.

Listahan ng mga nakatagong gastos

Kabilang sa mga gastos na wala sa mga line item ng bid ngunit lumilitaw sa accounting sa katapusan ng taon ang:

• Pag-ulit ng trabaho at muling paglilinis. Kapag hindi sapat ang paglilinis ng isang espasyo at kailangang ulitin bago ang inspeksiyon, audit o kritikal na paggamit, may magbabayad sa trabahong iyon — ang vendor (kung may mabisang pananagutan sa kontrata) o ang pasilidad (kung wala).
• Oras ng pamamahala. Subaybayan ang oras na ginugugol sa pagsusuri ng trabaho, paglutas ng reklamo at pag-aayos ng serbisyo. Gamitin ang sarili ninyong gastos sa paggawa sa paghahambing ng mga pagpipilian sa kontrata.
• Pagsasanay at pagbabago ng kawani. Isama ang onboarding at pangangasiwa sa pagsusuri ng gastos. Itanong kung paano natututuhan ng mga kapalit ang mga tuntunin sa access, pamamaraan ng paglilinis at kinakailangan sa dokumentasyon.
• Mga kinakailangan sa kalidad. Suriin kung paano ini-escalate ang hindi nagawang trabaho at kulang na mga rekord sa inyong quality system. Itanong kung sino ang responsable sa imbestigasyon at pagwawasto.
• Mga kulang sa saklaw at dagdag na singil. Suriin kung kasama ang pag-aalis ng alikabok sa matataas na bahagi, mga bintana, silid ng kagamitan, serbisyo sa mat at emergency na trabaho. Itala ang mga hindi kasama at kung paano pinepresyuhan ang dagdag na trabaho.

Mga kinakailangan sa kalidad sa mga lugar na sakop ng regulasyon

Para sa mga lugar na sakop ng regulasyon, itanong sa quality team kung paano sinusuri ang mga hindi nagawang gawain at kulang na rekord. Isama ang imbestigasyon, pangangasiwa at pagwawasto sa pagsusuri ng gastos.

Para sa lugar na sakop ng regulasyon, suriin ang paglalagay ng tauhan at pagtatala kasama ng presyo. Ipasuri sa quality team kung paano natutugunan ng bawat panukala ang mga pamamaraan ng site.

Paano suriin batay sa kabuuang gastos

Sa mas matibay na proseso ng pagsusuri, hinihingan ang mga vendor ng presyo batay sa detalyadong saklaw (tingnan ang kaugnay naming artikulo sa pagsulat ng RFP), saka ginagamit ang isang sistematikong modelo ng gastos na may mga sumusunod na pagsasaayos:

• Tinatayang oras ng pamamahala bawat buwan na minumultiply sa panloob na labor rate kasama ang lahat ng kaugnay na gastos
• Inaasahang dalas ng pag-ulit ng trabaho na minumultiply sa karaniwang gastos nito batay sa mga kamakailang rekord
• Turnover rate na ibinahagi ng vendor, na tinimbang ayon sa gastos ng onboarding sa bawat pagpapalit
• Kasaysayan ng dokumentasyon at pagsunod sa mga regulasyon sa maihahambing na mga kapaligirang sakop ng regulasyon
• Mga reference mula sa kasalukuyang mga kliyenteng may katulad na uri ng pasilidad

Gamitin ang mga rekord na iyon upang ihambing ang mga bid sa iisang batayan. Nakadepende ang resulta sa inyong saklaw, aktuwal na gastos at mga kinakailangan sa serbisyo.

Para sa karagdagang impormasyon sa pagsusuri ng mga tagapagbigay ng mga serbisyo sa pasilidad sa mga kapaligirang sakop ng regulasyon, tingnan ang aming pahinang bakit Add Life, na detalyadong tumatalakay sa aming modelo ng paglalagay ng tauhan, paraan ng pagsasanay at mga gawain sa dokumentasyon.

Ano ang susuriin

Suriin ang buong tagal ng kontrata, kasama ang pangangasiwa, mga supply, pagsasanay at pag-ulit ng trabaho. Ibatay ang paghahambing sa mga naitalang pangangailangan at ibinahaging palagay.