Đổi nhà cung cấp không nên khiến quý vị cảm thấy bất an.
Quý vị không nhất thiết phải lo lắng. Chúng tôi gánh vác việc chuyển đổi: khảo sát, phạm vi công việc, đào tạo, giai đoạn làm việc song song với đơn vị cũ và hồ sơ. Dưới đây là toàn bộ quy trình, từng bước một.
Quy trình
Từ cuộc gọi đầu tiên đến ca làm đầu tiên.
Khảo sát hiện trường
Chúng tôi cùng quý vị khảo sát từng phòng trong tòa nhà và ghi nhận nhu cầu của mỗi phòng: bề mặt, tần suất, quyền ra vào, nguy cơ và ai cho phép vệ sinh khu vực nào.
Phạm vi công việc bằng văn bản
Ghi chép trở thành văn bản: phòng, nhiệm vụ, tần suất, hóa chất, nhân sự, hồ sơ, lịch thực hiện và giá. Quý vị góp ý, chúng tôi chỉnh sửa, quý vị ký.
Tiếp nhận ban đầu
Chúng tôi tuyển hoặc tiếp nhận đội nhân viên, đào tạo theo đặc điểm cơ sở và quy trình của quý vị, chuẩn bị thẻ, chìa khóa và kế hoạch ra vào ngoài giờ, đồng thời làm việc song song với nhà cung cấp sắp kết thúc dịch vụ trong giai đoạn chuyển giao.
Ca đầu tiên
Trưởng nhóm cùng quý vị hoặc người quản lý cơ sở vật chất kiểm tra ca đầu tiên. Nhật ký bắt đầu ngay đêm đó.
Phạm vi công việc gồm những gì
Phạm vi công việc là văn bản rõ ràng, không phải tài liệu quảng cáo. Với từng loại phòng, văn bản liệt kê nhiệm vụ và tần suất, hóa chất cho mỗi bề mặt, thiết bị và mã màu, người cho phép vệ sinh phòng (với phòng thí nghiệm và khu phòng), nội dung ghi nhật ký và nơi lưu nhật ký. Văn bản nêu tên trưởng nhóm và đầu mối liên hệ, cùng lịch thực hiện, giá và ngày bắt đầu.
Văn bản cũng nêu những việc chúng tôi không làm: không chạm vào vật gì trên bàn thí nghiệm, trong thùng chất thải nguy hại sinh học hoặc sau cửa khóa mà chúng tôi không được cấp chìa. Những giới hạn đó bảo vệ công việc của quý vị cũng như của chúng tôi.
Khi khảo sát và trong ca làm
Sau đó, mỗi tuần
Hợp tác sau giai đoạn triển khai ban đầu.
- Kiểm tra
Kiểm tra hằng tuần theo phạm vi công việc, đối chiếu từng phòng. Các thiếu sót được báo cho trưởng nhóm ngay đêm đó.
- Báo cáo
Báo cáo hằng tháng kèm ghi chép kiểm tra và hồ sơ vệ sinh, theo định dạng bộ phận chất lượng hoặc bộ phận quản lý cơ sở vật chất của quý vị yêu cầu.
- Điều chỉnh
Họp trao đổi mỗi khi tòa nhà thay đổi: thêm tầng, khu phòng hoặc giờ hoạt động mới. Phạm vi công việc được sửa đổi và ký lại.
- Phản hồi
Một người chịu trách nhiệm cơ sở của quý vị và trả lời điện thoại. Yêu cầu được gửi thẳng cho người đó, không vòng qua chuỗi email.
Câu hỏi về việc chuyển đổi
Giai đoạn triển khai ban đầu mất bao lâu?
Tùy vào phạm vi công việc, yêu cầu đào tạo tại tòa nhà và thời hạn báo trước cho nhà cung cấp sắp kết thúc. Ngày bắt đầu được ghi trong phạm vi công việc.
Mỗi đêm có cùng một đội nhân viên không?
Đó là mục tiêu của chúng tôi. Đội nhân viên được phân công và đào tạo riêng cho cơ sở; tên trưởng nhóm được ghi trong phạm vi công việc, mọi thay đổi được báo trước cho quý vị.
Chúng tôi có thể xem những hồ sơ nào?
Nhật ký vệ sinh theo phòng, hồ sơ đào tạo nhân viên tại cơ sở, ghi chép kiểm tra và báo cáo hằng tháng. Phiếu an toàn hóa chất nằm trong bìa hồ sơ tại kho dụng cụ.