Cambiar de proveedor no debería sentirse como un riesgo.
No tiene por qué ser así. Nos hacemos cargo del cambio: la visita, el alcance, la capacitación, el período de trabajo en paralelo con el proveedor saliente y los registros. Este es el proceso completo, paso a paso.
El proceso
De la primera llamada al primer turno.
Visita a las instalaciones
Recorremos el edificio con usted, espacio por espacio, y anotamos lo que necesita cada uno: superficies, frecuencias, acceso, peligros y quién autoriza cada liberación.
Alcance por escrito
Las notas se convierten en un documento: espacios, tareas, frecuencias, productos químicos, personal, registros, programación y precio. Usted hace observaciones, nosotros lo ajustamos y usted lo firma.
Incorporación
Contratamos al personal o gestionamos su transición, lo capacitamos para sus instalaciones y procedimientos, organizamos credenciales, llaves y el plan fuera de horario, y trabajamos en paralelo con el proveedor saliente durante la transición.
Primer turno
El jefe de equipo recorre las instalaciones durante el primer turno con usted o su gerente de instalaciones. La bitácora comienza esa noche.
Qué contiene el alcance
El alcance es un documento claro, no un folleto. Para cada tipo de espacio enumera las tareas y su frecuencia, los productos químicos para cada superficie, el equipo y el código de colores, quién libera el espacio (en laboratorios y áreas), qué se registra y dónde se guarda la bitácora. Identifica al jefe de equipo y a su contacto. Incluye la programación, el precio y la fecha de inicio.
También indica lo que no haremos: nada sobre una mesa de laboratorio, nada dentro de un contenedor de riesgo biológico, nada detrás de una puerta cerrada cuya llave no nos hayan dado. Esos límites protegen tanto su trabajo como el nuestro.
Durante la visita y el turno
Después, cada semana
La colaboración después de la incorporación.
- Inspeccionar
Una inspección semanal conforme al alcance, espacio por espacio. Las omisiones se comunican al jefe de equipo esa misma noche.
- Informar
Un informe mensual con las notas de inspección y los registros de limpieza, en el formato que prefiera su equipo de calidad o instalaciones.
- Ajustar
Una reunión cada vez que cambie el edificio: un nuevo piso, una nueva área, nuevos horarios. El alcance se revisa y se vuelve a firmar.
- Responder
Una persona se responsabiliza de sus instalaciones y contesta el teléfono. Las solicitudes llegan a ella, no a una cadena de correos.
Preguntas sobre la transición
¿Cuánto tarda la incorporación?
Depende del alcance, la capacitación específica que requiera su edificio y el plazo de preaviso del proveedor saliente. La fecha de inicio queda por escrito en el alcance.
¿Estarán las mismas personas cada noche?
Ese es el objetivo. El personal se asigna a sus instalaciones y se capacita para ellas; el jefe de equipo se identifica en el alcance y los cambios se le comunican antes de que ocurran.
¿Qué registros podemos consultar?
La bitácora de limpieza por espacio, los registros de capacitación del personal de sus instalaciones, las notas de inspección y el informe mensual. Las hojas de seguridad de productos químicos están en la carpeta del cuarto de limpieza.