Dịch vụ cơ sở vật chất nội bộ hay thuê ngoài

So sánh bố trí nhân sự nội bộ với thuê ngoài theo công việc cơ sở cần. Cân nhắc giám sát, bố trí nhân sự, đào tạo, chi phí và khả năng thích ứng khi phạm vi công việc thay đổi.

Những yếu tố thực sự của quyết định

Xem xét đồng thời quyền kiểm soát, cơ cấu chi phí, rủi ro, khả năng mở rộng và khối lượng quản lý. Ghi rõ yếu tố nào quan trọng nhất với cơ sở và vì sao.

Quyền kiểm soát là quyền trực tiếp quyết định lịch thực hiện, thực thi tiêu chuẩn và nhân sự. Đội nội bộ cho quý vị nhiều quyền này hơn. Cơ cấu chi phí quan trọng ở phần cố định và biến đổi hơn là một con số tại một thời điểm — nhu cầu dịch vụ cơ sở vật chất biến động ra sao trong năm? Rủi ro gồm rủi ro liên quan đến chế độ bồi thường tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp, phương án nhân sự dự phòng khi có người nghỉ việc và trách nhiệm pháp lý trong môi trường chịu sự quản lý theo quy định. Khả năng mở rộng là mức độ dễ dàng đáp ứng thêm tòa nhà, cơ sở mua lại hoặc việc giảm biên chế. Gánh nặng quản lý là chi phí thường khó thấy của việc tuyển dụng, đào tạo, xếp lịch và giám sát nhân viên theo giờ trong một bộ phận không cốt lõi.

Khi nào nên dùng đội nội bộ

Cân nhắc nhân sự nội bộ khi hiểu biết về cơ sở, quyền ra vào và giám sát trực tiếp quan trọng với công việc. Đưa chi phí tuyển dụng, đào tạo và nhân sự dự phòng vào đánh giá.

Ghi lại kiến thức của nhân viên giàu kinh nghiệm, như hạn chế thiết bị và tuyến phục vụ. Quyết định cách duy trì, chuyển giao kiến thức đó trong từng mô hình nhân sự.

Khi nào thuê ngoài phù hợp

Thuê ngoài có thể là cách khác để tổ chức tuyển dụng, nhân sự dự phòng và giám sát. Xác nhận nội dung hợp đồng thay vì mặc định các trách nhiệm đó tự động được chuyển giao.

• Xác nhận bên phụ trách tuyển dụng, tiếp nhận và hướng dẫn nhân viên mới, tiền lương và quản lý phúc lợi.
• Xác định bên duy trì thông tin sản phẩm, hồ sơ đào tạo và chứng nhận bắt buộc.
• Hỏi thay đổi diện tích, giờ làm hoặc công việc chuyên môn ảnh hưởng thế nào đến nhân sự và giá.
• Cùng cố vấn phù hợp của cơ sở xem xét trách nhiệm bảo hiểm và pháp lý.

Cả đội nội bộ lẫn thuê ngoài đều cần hướng dẫn công việc rõ ràng, giám sát và xem xét. Đặt cùng tiêu chuẩn hoàn thành khi so sánh các mô hình.

Mô hình kết hợp trong thực tế

Mô hình kết hợp gồm một điều phối viên nội bộ và một đội dịch vụ bên ngoài. Xác định bên chịu trách nhiệm xem xét chất lượng, đưa ra quyết định khẩn cấp, bố trí nhân sự và thực hiện công việc thường lệ.

Mô hình kết hợp cần phạm vi công việc rõ ràng và đầu mối đáng tin cậy giữa cơ sở với nhà cung cấp. Đánh giá theo cùng chỉ số chi phí và hiệu quả như các phương án khác.

Câu hỏi trước khi quyết định

Trước khi chọn một hướng, hãy hỏi đội ngũ bốn câu thẳng thắn. Một: quy mô cơ sở thay đổi bao nhiêu giữa các quý? Hai: ai đang gánh việc quản lý nhân viên cơ sở vật chất, và thời gian của người đó đáng giá bao nhiêu? Ba: quý vị có tiêu chuẩn bằng văn bản cho mọi khu vực và loại bề mặt trong tòa nhà không? Bốn: nếu trưởng nhóm vệ sinh và chăm sóc cơ sở nghỉ việc ngày mai, hoạt động có thể tiếp tục không gián đoạn không?

Dùng câu trả lời để làm rõ những đánh đổi. Xem lại quyết định khi phạm vi công việc cơ sở hoặc điều kiện vận hành thay đổi.

Nếu đang cân nhắc nhà cung cấp bên ngoài, hãy tìm hiểu dịch vụ cơ sở vật chất của chúng tôi và cách chúng tôi lập kế hoạch chuyển giao. Khảo sát hiện trường giúp chúng tôi lập phạm vi công việc bằng văn bản để quý vị so sánh với phương án khác.