Lập kế hoạch đổi nhà cung cấp dịch vụ cơ sở vật chất

Thay nhà cung cấp dịch vụ cơ sở vật chất cần có kế hoạch. Bàn giao bằng văn bản cần bao gồm quyền ra vào của nhân viên, vật tư, hướng dẫn công việc và trách nhiệm cho từng khung giờ dịch vụ.

Vì sao thay đổi tạo cảm giác rủi ro

Rà soát ai thông báo thay đổi cho bảo vệ, cách đội mới học quy định hạn chế khu vực và ai sở hữu vật tư hiện có. Yêu cầu nhà cung cấp cũ xác định kiến thức về cơ sở cần chuyển giao.

Đưa việc rà soát đề xuất, khảo sát hiện trường, thảo luận hợp đồng và giám sát ban đầu vào kế hoạch chuyển giao. Phân công người phụ trách giải đáp trong quá trình bàn giao.

Một cuộc chuyển giao thực tế gồm những gì

Yêu cầu kế hoạch bàn giao bằng văn bản trước khi đội mới bắt đầu. Kế hoạch cần nêu trách nhiệm về nhân sự, thiết bị, vật tư, ra vào và trao đổi thông tin cho cơ sở cụ thể.

Dùng khảo sát hiện trường để xác định loại bề mặt, khu kiểm soát ra vào, ranh giới thiết bị và yêu cầu xử lý đặc biệt. Ghi nhận kết quả trong tài liệu phạm vi công việc.

Lập danh mục bàn giao với giám sát viên cơ sở. Xác định chìa khóa, thẻ, hộp cấp vật tư, máy móc và hóa chất nào thuộc cơ sở hoặc nhà cung cấp. Phân công trách nhiệm hoàn trả, thay thế và đổi quyền ra vào. Xác nhận ai xử lý yêu cầu dịch vụ còn mở để vấn đề đã báo cáo vẫn có người phụ trách khi đổi hợp đồng.

Hướng dẫn đội mới và tài liệu

Xem xét liệu nhân viên hiện tại có thể tiếp tục làm việc hay không, căn cứ vào các yêu cầu về lao động và của cơ sở. Mọi nhân viên được phân công cần hoàn tất chương trình hướng dẫn ban đầu đã được phê duyệt và làm quen với công việc dưới sự giám sát trước khi làm việc độc lập.

Lưu yêu cầu kỹ thuật vệ sinh, lịch thực hiện, danh sách sản phẩm được phê duyệt và hồ sơ thiết bị tại nơi nhân viên có thẩm quyền truy cập được. Quy định quy trình dự phòng khi giám sát viên thường trực vắng mặt.

Yêu cầu giám sát viên mới đi theo lộ trình đã thống nhất cùng đội. Đề nghị nhân viên tìm hướng dẫn công việc hiện hành và giải thích cách báo phòng khóa hoặc thiếu vật tư. Ghi nhận câu hỏi trong buổi khảo sát, phân công người giải đáp và xác nhận câu trả lời đến nhân viên trước khi họ làm việc liên quan.

• SOP riêng của cơ sở cho từng khu, viết bằng ngôn ngữ dễ hiểu
• Danh mục hóa chất và hồ sơ phê duyệt theo cấp phòng
• Phân bổ thiết bị và nhật ký bảo trì
• Đầu mối trực để chuyển cấp xử lý vấn đề ngoài giờ

Thời gian phục vụ song song và rà soát ban đầu

Thống nhất thời gian phục vụ song song với nhà cung cấp cũ, nếu có, và xác nhận các thỏa thuận về quyền ra vào và việc sử dụng lao động. Đặt lịch giám sát và rà soát ban đầu theo nhu cầu của cơ sở.

Quy định giai đoạn rà soát ban đầu trong thỏa thuận. Xem xét nhật ký công việc, sai lệch và câu hỏi chưa được giải đáp với nhà cung cấp mới. Trang quy trình của chúng tôi mô tả nội dung trao đổi khi lập kế hoạch dịch vụ.

Cách bắt đầu trao đổi

Bắt đầu bằng khảo sát hiện trường và phạm vi công việc hiện tại. Xác định khu vực có vấn đề, hạn chế ra vào và nhu cầu thời gian. Yêu cầu phạm vi công việc đề xuất và trách nhiệm chuyển giao bằng văn bản.