So sánh tổng chi phí trong các hồ sơ dự thầu vệ sinh thường xuyên

So sánh báo giá dịch vụ cơ sở vật chất dựa trên toàn bộ phạm vi công việc và công sức cần thiết để quản lý hợp đồng. Chỉ riêng số tiền trên hóa đơn thấp hơn không cho thấy chi phí giám sát, làm lại, vật tư hoặc thiếu hụt dịch vụ.

Rà soát giả định trong báo giá

Yêu cầu từng bên báo giá giải thích giả định về nhân sự, giám sát, vật tư và hạng mục loại trừ. Chênh lệch giá có thể phản ánh phạm vi công việc hoặc mô hình dịch vụ khác nhau.

Giả sử báo giá dành ít thời gian cho một công việc hơn mức nhân sự tại cơ sở cho là cần thiết. Rà soát phương pháp, hạn chế ra vào và tiêu chuẩn hoàn thành với bên báo giá trước khi trao hợp đồng. Ghi lại các giả định đã thống nhất.

Danh mục chi phí ẩn

Những chi phí không có trong hạng mục báo giá nhưng xuất hiện trong sổ sách cuối năm gồm:

• Làm lại và vệ sinh lại. Khi một khu vực được vệ sinh không đạt yêu cầu và phải làm lại trước khi kiểm tra, đánh giá hoặc sử dụng cho mục đích quan trọng, phải có bên trả chi phí nhân công đó — nhà cung cấp (nếu hợp đồng có chế tài đủ mạnh) hoặc cơ sở (nếu không).
• Thời gian quản lý. Theo dõi thời gian rà soát công việc, giải quyết phàn nàn và bố trí nhân sự phục vụ. Dùng chi phí nhân công của quý vị khi so sánh các phương án hợp đồng.
• Đào tạo và thay đổi nhân sự. Đưa hướng dẫn hội nhập và giám sát vào rà soát chi phí. Hỏi cách nhân viên thay thế học quy định ra vào, phương pháp vệ sinh và yêu cầu tài liệu.
• Yêu cầu chất lượng. Rà soát cách chuyển cấp xử lý công việc bỏ sót và hồ sơ thiếu theo hệ thống chất lượng của quý vị. Hỏi ai phụ trách điều tra và hành động khắc phục.
• Khoảng trống phạm vi công việc và phụ phí. Kiểm tra việc lau bụi trên cao, cửa sổ, phòng thiết bị, dịch vụ thảm và công việc khẩn cấp có được bao gồm không. Ghi rõ hạng mục loại trừ và cách tính giá công việc bổ sung.

Yêu cầu chất lượng tại khu thuộc diện quản lý

Với khu vực thuộc diện quản lý, hỏi bộ phận chất lượng cách đánh giá công việc bị bỏ sót và hồ sơ thiếu. Đưa điều tra, giám sát và công việc khắc phục vào rà soát chi phí.

Với khu vực thuộc diện quản lý, xem xét nhân sự và việc lưu hồ sơ cùng với giá. Yêu cầu bộ phận chất lượng đánh giá cách từng đề xuất đáp ứng quy trình của cơ sở.

Cách đánh giá theo tổng chi phí

Quy trình đánh giá có cơ sở vững chắc hơn yêu cầu nhà cung cấp báo giá theo phạm vi công việc được quy định đầy đủ (xem bài liên quan về viết RFP), rồi áp dụng mô hình chi phí có cấu trúc với các điều chỉnh sau:

• Số giờ quản lý ước tính mỗi tháng nhân với đơn giá nhân công nội bộ đã gồm mọi chi phí liên quan
• Tần suất làm lại dự kiến nhân với chi phí làm lại trung bình dựa trên lịch sử gần đây
• Tỷ lệ biến động nhân sự do nhà cung cấp công bố, tính trọng số theo chi phí hướng dẫn hội nhập mỗi lần
• Lịch sử lập tài liệu và tuân thủ trong môi trường thuộc diện quản lý tương đương
• Ý kiến tham chiếu từ khách hàng hiện tại có loại hình cơ sở tương tự

Dùng các hồ sơ đó để so sánh báo giá trên cùng cơ sở. Kết quả phụ thuộc vào phạm vi công việc, chi phí thực tế và yêu cầu dịch vụ của quý vị.

Để tìm hiểu thêm về đánh giá nhà cung cấp dịch vụ cơ sở vật chất trong môi trường thuộc diện quản lý, xem trang vì sao chọn Add Life, trình bày chi tiết mô hình nhân sự, phương pháp đào tạo và cách lập tài liệu của chúng tôi.

Những điểm cần kiểm tra

Rà soát toàn bộ thời hạn hợp đồng, gồm giám sát, vật tư, đào tạo và làm lại. Gắn việc so sánh với nhu cầu được lập thành văn bản và giả định được công bố.