Redacción de una RFP de servicios para instalaciones

Una RFP debe describir el trabajo antes de pedir a los proveedores que lo coticen. Defina áreas, tareas, horarios y estándares para dar el trabajo por terminado, de modo que los licitantes respondan al mismo alcance.

Por qué las RFP imprecisas generan ofertas imprecisas

Una RFP poco clara lleva a los licitantes a hacer suposiciones distintas. Exija que indiquen qué se incluye, qué se excluye y qué necesita aclaración.

Especifique por separado las tareas de las salas de conferencias, incluida la limpieza aprobada de superficies, el retiro de residuos y los horarios de acceso. Pida a los licitantes que identifiquen sus supuestos en lugar de depender de una descripción general de limpieza de salas.

Qué especificar en la RFP

Incluya estos temas para que los licitantes puedan cotizar el mismo trabajo:

• Clasificación del ambiente y requisitos especiales. Identifique por separado salas limpias, áreas GMP, laboratorios, áreas de apoyo a bioterios y áreas de servicio de alimentos. Incluya la clasificación del sitio, los productos aprobados y los requisitos de capacitación del personal para cada zona.
• Frecuencias de tareas y horarios permitidos. Enumere por separado las tareas de cada noche, las semanales, las mensuales y las anuales. Para cada tarea recurrente, especifique el horario de limpieza permitido, incluido si el área debe estar desocupada, si se requiere escolta de seguridad y si se exige documentación en cada ocasión.
• Modelo de dotación de personal y expectativas de continuidad. Especifique si necesita personal fijo identificado por nombre o si acepta un modelo rotativo. Si las áreas de alta seguridad requieren personas autorizadas o con verificación de antecedentes, indíquelo y pida a los licitantes que confirmen su proceso de verificación del personal y su modelo de costos.
• Documentación e informes. Defina las bitácoras de tareas, los registros de inspección, los reportes de incidentes y la programación de revisiones requeridos. Pida a los licitantes que indiquen qué incluye su precio.
• Expectativas de respuesta. Separe las solicitudes habituales del trabajo urgente. Indique los objetivos de respuesta adecuados para el sitio e identifique las tareas que requieren intervención de EHS o de especialistas.
• Responsabilidad sobre los consumibles. Especifique quién proporciona productos de papel, bolsas para contenedores, dispensadores, productos químicos de limpieza y productos especializados. Los recargos por consumibles representan una parte significativa del valor total del contrato y deben mostrarse por separado, no integrarse en un precio global.

Identificar diferencias reales

Además del alcance, una RFP con las preguntas adecuadas revelará diferencias reales en la operación de los proveedores:

• Solicite tasas históricas de rotación de personal de cuentas de tamaño similar en instalaciones semejantes: datos por cuenta, no un promedio general de la empresa.
• Pregunte cómo se estructura la cobertura de supervisión: proporción de supervisores por trabajador, frecuencia de presencia física del supervisor en el sitio y cómo se escalan y se siguen los problemas del servicio.
• Solicite referencias actuales de instalaciones comparables, con permiso para conversar sobre el alcance pertinente, los registros y la resolución de problemas.
• Pregunte por el proceso de incorporación del personal nuevo asignado a su cuenta: qué capacitación recibe, cuánto dura y quién la paga si hay rotación de personal.

Compare las respuestas con las necesidades reales del sitio. Solicite aclaraciones cuando una respuesta no explique la responsabilidad, el alcance o la evidencia.

Criterios de evaluación que funcionan

Revise el costo total del contrato junto con la dotación de personal, supervisión, capacitación, documentación y referencias. Defina el método de evaluación antes de comparar ofertas.

Para trabajos regulados, solicite ejemplos pertinentes de procedimientos y registros que el proveedor esté autorizado a compartir. Pida al equipo de calidad del sitio que revise si el enfoque propuesto se ajusta a sus requisitos.

Consulte también nuestras páginas de servicios de mantenimiento de instalaciones y servicios de limpieza para conocer cómo definimos el alcance y cotizamos trabajos en instalaciones complejas del Área de la Bahía.

Qué revisar

Mantenga juntos el alcance acordado, las exclusiones, los precios y las responsabilidades de presentación de informes. Use el mismo documento durante la incorporación y las revisiones posteriores del contrato.