RFP应先描述工作，再要求供应商报价。明确区域、任务、时间和完工标准，使投标方能针对同一范围作出响应。
模糊的RFP为何导致模糊的报价
含糊的RFP会让投标方作出不同假设。要求其说明包含哪些内容、排除哪些内容，以及哪些事项需要澄清。
单独列明会议室任务，包括获准的表面清洁、垃圾清运和准入时段。要求投标方明确其假设，不要依赖笼统的“房间清洁”表述。
RFP应明确哪些内容
纳入以下事项，使投标方能对相同工作报价：
- 环境分级与特殊要求。分别列明洁净室、GMP区域、实验室、实验动物设施辅助区域和餐饮区。纳入各区域的现场分级、获准产品及员工培训要求。
- 任务频次与作业时段。每晚、每周、每月和每年的任务应分别列出。为每项周期性任务明确允许的清洁时段，包括区域内人员是否须离开、是否需安保陪同，以及是否每次都需记录。
- 人员配置模式与连续性要求。明确您是否要求固定且具名的专属员工，或可接受轮换模式。如果高安保区域要求人员通过安全审查或背景调查，应列明要求，并请投标方确认筛查流程和费用模式。
- 文件记录与报告。明确所需的任务日志、检查记录、事件报告及审查计划。要求投标方说明报价包含哪些内容。
- 响应要求。区分常规请求和紧急工作。列明适合现场的响应目标，并指出需由EHS或专业响应人员处理的任务。
- 耗材供应责任。明确由谁供应纸制品、垃圾袋、分配器、清洁化学品和专用产品。耗材加价是合同总价的重要组成部分，应单独列明，不应并入其他费用。
与投标方共同踏勘现场。给予各投标方同等机会进入相关区域，并在共享澄清记录中回答其问题。确认每份方案均反映现场实际情况。
识别实质差异
除服务范围外，RFP中的恰当提问还能揭示供应商运营方式的实质差异：
- 索取类似规模、类似设施类型项目的历史员工流失率，应为项目层面数据，而非全公司平均值。
- 询问督导如何安排：主管与员工的比例、主管实际到场频次，以及服务问题如何升级处理和跟踪。
- 索取同类设施现有客户的联系信息，并取得与其讨论相关服务范围、记录和问题解决情况的许可。
- 询问派往您项目的新员工入职流程：提供哪些培训、需多长时间，以及发生人员流失时由谁承担费用。
将答复与现场实际需求进行比对。如果答复未明确责任、范围或证据，应要求澄清。
有效的评审标准
综合审查合同总费用、人员配置、督导、培训、文件记录和客户参考资料。比较投标方案前，先确定评审方法。
对于受监管工作，要求服务商提供其获准分享的相关规程及记录示例。由现场质量团队审查拟议方法是否符合要求。
检查要点
将商定的范围、排除项、价格和报告职责保存在同一文件中。服务导入及后续合同审查时，使用同一份文件。
