RFP應先說明工作內容，再請供應商報價。明定區域、任務、時間與完工標準，讓投標廠商能針對相同範圍提出方案。
為何模糊的RFP會產生模糊報價
不明確的RFP會讓投標廠商各自作出不同假設。應要求廠商說明包含、不包含及需要釐清的項目。
分別列明會議室任務，包括獲准的表面清潔、垃圾清運與可進入時段。要求投標廠商明列假設條件，不要只依賴籠統的「房間清潔」名稱。
RFP應明定哪些內容
納入以下事項，讓投標廠商能針對相同工作報價：
- 環境分級與特殊要求。分別列明無塵室、GMP區域、實驗室、實驗動物設施支援區與餐飲區。納入各區域的現場分級、獲准產品與人員訓練要求。
- 任務頻率與作業時段。每晚、每週、每月及每年的任務應分別列出。為每項例行任務指定允許的清潔時段，包括是否須清空區域內人員、是否需保全陪同，以及是否每次都需留下紀錄。
- 人力配置模式與服務持續性要求。明定您是否要求具名的專屬人員，或可接受輪調模式。若高度安全管制區域要求人員通過安全審查或背景查核，應載明要求，並請投標廠商確認其審查流程與計費模式。
- 文件紀錄與報告。明定必要的任務日誌、檢查紀錄、事件通報與審查時程。請投標廠商說明報價包含哪些內容。
- 回應要求。區分例行需求與緊急工作。訂定符合現場需求的回應目標，並指出須由EHS或專業應變人員處理的任務。
- 耗材供應責任。明定由誰供應紙製品、垃圾袋、供給器、清潔化學品與專用產品。耗材加價是合約總額中不可忽視的一部分，應明列，不應包在其他費用中。
與投標廠商共同現場勘查。讓各廠商有相同機會進入相關區域，並在共用的釋疑紀錄中回答問題。確認每份提案都反映現場觀察到的情況。
找出實質差異
除了服務範圍，RFP若能問對問題，也能揭示供應商營運方式的實質差異：
- 索取相近規模、相似設施類型服務專案的歷年人員流動率；應提供個別專案資料，而非全公司平均值。
- 詢問督導如何配置：主管與作業人員比例、主管親自到場的頻率，以及服務問題如何逐級通報處理與追蹤。
- 索取同類設施的現有客戶查證窗口，並取得與其討論相關服務範圍、紀錄及問題解決情況的許可。
- 詢問派駐您專案的新進人員到職流程：提供哪些訓練、需要多久，以及人員離職更替時由誰負擔費用。
將答覆與現場實際需求比對。若答覆未說明責任、範圍或佐證資料，應要求釐清。
實用的評選標準
綜合審查合約總成本、人力配置、督導、訓練、文件紀錄與客戶查證資料。比較投標方案前，先訂定評選方法。
對於受法規規範的工作，請服務商提供其獲准分享的相關程序與紀錄範例。由現場品質團隊審查所提方法是否符合要求。
檢查要點
將商定的範圍、不包含項目、價格與報告責任保存在同一份文件中。服務導入與後續合約審查時，使用同一份文件。
